Veri İşleme Sözleşmesi

1. Taraflar ve konu

Bu sözleşme, PeganomCRM'i kullanan firma ("Klinik", veri sorumlusu) ile Peganom Bilişim Ltd. Şti. ("Peganom", veri işleyen) arasında, Klinik'in PeganomCRM'e aldığı kişisel verilerin 6698 sayılı KVKK'ya uygun işlenmesine ilişkin kuralları belirler. Klinik yetkilisinin panele ilk girişinde bu sözleşmeyi onaylamasıyla yürürlüğe girer ve Kullanım Şartları'nın ayrılmaz parçasıdır.

2. İşlenen veriler ve ilgili kişiler

• İlgili kişiler: Klinik'e reklam formları veya diğer yollarla başvuran hasta ve hasta adayları.
• Veri kategorileri: ad soyad, telefon, e-posta, şehir/ülke, konuştuğu dil; başvuru formundaki cevaplar; ilgilenilen tedavi, teklif ve randevu bilgisi; Klinik personelinin eklediği notlar, dosyalar ve görevler.
• Özel nitelikli veri: Tedavi ilgisi, not ve dosyalar sağlık verisi niteliği taşıyabilir. Bu verilerin işlenmesi için gereken hukuki sebep ve gerekiyorsa açık rıza Klinik tarafından sağlanır. Klinik, gerekli olmadıkça sisteme sağlık verisi (tahlil, röntgen, teşhis vb.) yüklememeyi kabul eder.

3. İşleme amacı ve talimat

Peganom verileri yalnızca Klinik'e PeganomCRM hizmetini sunmak amacıyla işler: başvuruların Klinik'in bağladığı Meta sayfası ve formlarından alınması, saklanması, Klinik'in belirlediği kişilere atanması, bildirim ve raporların üretilmesi. Peganom verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, başka bir müşterisiyle paylaşmaz, reklam hedeflemesinde veya yapay zekâ modeli eğitiminde kullanmaz.

4. Klinik'in yükümlülükleri

• Hastalara KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatmayı yapmak (örneğin reklam formunun gizlilik bağlantısında).
• Verilerin işlenmesi için hukuki sebebe sahip olmak ve gerekiyorsa açık rıza almak.
• Panele kimlerin erişeceğini belirlemek, ayrılan personelin erişimini kapatmak, şifrelerin gizliliğini sağlamak.
• İlgili kişilerden gelen başvuruları yanıtlamak; Peganom bu konuda talep halinde teknik destek verir.

5. Peganom'un yükümlülükleri ve güvenlik önlemleri

Peganom, KVKK m.12 kapsamında aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri uygular:

• Tüm bağlantılar HTTPS ile şifrelenir; veritabanı web üzerinden erişilemeyen bir alanda tutulur.
• Her Klinik'in verisi diğerlerinden mantıksal olarak ayrıdır; bir Klinik kullanıcısı başka Klinik'in verisine erişemez.
• Rol bazlı yetki: personel yalnızca kendisine atanan başvuruları görür; yönetim yetkileri Klinik yetkilisindedir.
• Şifreler geri döndürülemez şekilde özetlenerek saklanır.
• Başvurular üzerindeki işlemler kim tarafından ve ne zaman yapıldığıyla birlikte kayıt altına alınır.
• Panel içinde başvuru ve notları toplu dışa aktarma ya da silme özelliği bulunmaz; bu, verinin personel eliyle toplu olarak dışarı çıkarılmasını önlemek içindir.
• Telefon bildirimleri içeriksiz gönderilir; hasta bilgisi bildirim altyapısı sağlayıcılarına iletilmez.
• Peganom çalışanları verilere yalnızca Klinik'in destek talebi veya hizmetin sürdürülmesi için gerektiği ölçüde erişir ve gizlilik yükümlülüğü altındadır.

6. Alt işleyenler ve aktarım

Veriler Türkiye'de (İstanbul) bulunan barındırma sunucularında saklanır; barındırma firması alt işleyen olarak yalnızca saklama hizmeti verir. Başvurular Klinik'in yetkisiyle Meta Platforms'un sistemlerinden çekilir; Meta bu akışta verinin kaynağıdır, Peganom Meta'ya hasta verisi göndermez. Peganom, veri saklama yerini yurt dışına taşımayı veya yeni bir alt işleyen eklemeyi planlarsa Klinik'e önceden bildirir; Klinik bu durumda sözleşmeyi sona erdirme hakkına sahiptir.

7. Veri ihlali

Peganom, verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğini öğrendiğinde bunu Klinik'e gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde bildirir; ihlalin kapsamını, etkilenen kayıtları ve alınan önlemleri paylaşır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu olarak Klinik'e aittir; Peganom bu bildirim için gereken bilgileri sağlar.

8. Denetim

Klinik, Peganom'un bu sözleşmeye uyumunu makul aralıklarla yazılı soru yoluyla denetleyebilir; Peganom uygulanan tedbirler hakkında yazılı bilgi verir.

9. Sözleşmenin sona ermesi

Abonelik sona erdikten sonra hizmet 7 gün daha normal çalışır; ardından hesap salt okunur hale gelir (kayıtlar görüntülenebilir, değiştirilemez). Bitiş tarihinden itibaren 30 gün içinde Klinik yetkilisi yazılı olarak talep ederse verileri tek seferlik bir kopya halinde yalnızca Klinik yetkilisine teslim edilir. Süre sonunda veriler, yasal saklama zorunluluğu olanlar hariç, geri döndürülemez şekilde silinir ve silme Klinik'e yazılı olarak bildirilir.

10. İletişim

Peganom Bilişim Ltd. Şti. · Çavuş Mah. Köprü Sk. No:2/1 Şile / İstanbul · +90 536 525 84 65 · peganombilisim@gmail.com